Inleiding We verwerken je gegevens zodra je (indirect) contact met ons hebt, bijvoorbeeld als je klant of leverancier bent, een offerte aanvraagt, je inschrijft voor de nieuwsbrief, een formulier invult op onze website of contact hebt met onze medewerkers. In deze privacyverklaring geven we je informatie over hoe we omgaan met jouw persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op cookies en andere technologieën. Zie hiervoor de cookieverklaring onderaan de website op www.hezelaer.nl.

Welke persoonsgegevens we gebruiken en voor welk doel, hangt af van de aard van je relatie met ons. Niet alles zal op jou van toepassing zijn. Hieronder leggen we uit welke persoonsgegevens we van je (kunnen) verwerken.

• Identificatiegegevens, zoals voor- en achternaam, geslacht en geboortedatum
• Contactgegevens, zoals adres, telefoonnummer, e-mailadres en organisatienaam
• Contract- en klantrelatiegegevens, zoals klantnummer, contracttype en -duur, communicatiegeschiedenis
• Verbruiks- en aansluitgegevens, zoals EAN-code, meterstanden, energieverbruik, terugleveringsgegevens en aansluitadres
• Betalings- en facturatiegegevens, zoals bankrekeningnummer, betaalgeschiedenis, facturen, betalingsherinneringen en incassogegevens
• Inloggegevens van je persoonlijke digitale omgeving en online applicaties
• Overige gegevens die je met ons deelt, bijvoorbeeld via formulieren of tools op de website. Dat kunnen ook bestanden zijn, zoals foto’s
• Sollicitatiegegevens, cv, referentiegegevens en communicatie over de sollicitatie

Als we je persoonsgegevens verwerken, doen we dat altijd met een duidelijk doel en op basis van een geldige wettelijke grondslag. Hieronder leggen we uit waarom we je gegevens verwerken en op basis waarvan we dat mogen doen.

2.1 Het uitvoeren van een overeenkomst

• Om een klantrelatie met je aan te gaan
  Wanneer je klant wilt worden of een nieuw product of dienst aanvraagt, verwerken we je persoonsgegevens om de overeenkomst met je voor te bereiden en af te sluiten.
• Om de overeenkomst uit te kunnen voeren
  Als je klant bent, gebruiken we je persoonsgegevens om onze producten en diensten te kunnen leveren en de afspraken uit je overeenkomst na te komen. Denk aan het registreren van je verbruik, het opstellen en versturen van je nota’s, het bepalen van je termijnbedrag en het incasseren van betalingen. Ook hebben we je gegevens nodig om je vragen te beantwoorden, je te informeren over je contract en contact met je te onderhouden.
  Als je niet op tijd betaalt, kunnen we je gegevens delen met een incassopartner om de openstaande bedragen alsnog te innen.
• Om zakelijke overeenkomsten aan te gaan en uit te voeren
  Wanneer je namens een organisatie contact met ons hebt, verwerken we je persoonsgegevens om zakelijke afspraken te kunnen maken en uitvoeren. Bijvoorbeeld om te controleren of je bevoegd bent om je organisatie te vertegenwoordigen of om contact te onderhouden met het bedrijf waarvoor je werkt.

2.2 Toestemming

• Om gegevens te verwerken waarvoor toestemming nodig is
  Voor sommige verwerkingen vragen we je toestemming. Bijvoorbeeld om je te informeren over producten of diensten van Hezelaer of acties die we samen met andere partijen organiseren.
  Heb je een slimme meter? Dan vragen we met jouw toestemming dagelijks je meterstanden op bij de netbeheerder. Die gegevens gebruiken we alleen als je bijvoorbeeld gebruik wilt maken van onze diensten die inzicht geven in je energieverbruik en kosten.Ook op onze website gebruiken we tools waarvoor jouw toestemming nodig is. Denk aan interactieve formulieren, berekentools of functies waarmee je op basis van jouw gegevens advies of inzicht ontvangt. Daarnaast kun je je via de website inschrijven voor onze nieuwsbrief. We gebruiken je gegevens dan om je via e-mail op de hoogte te houden van nieuws, ontwikkelingen en aanbiedingen.Je kunt je toestemming op elk moment intrekken. Dit heeft geen terugwerkende kracht. Voor de nieuwsbrief kun je je afmelden via de afmeldlink onderaan elk bericht.

2.3 Wettelijke verplichting

• Om wettelijke verplichtingen na te komen
  In sommige gevallen zijn we wettelijk verplicht om je te informeren, bijvoorbeeld bij wijzigingen in leveringstarieven. Ook moeten we soms persoonsgegevens verstrekken aan bevoegde instanties, zoals de Autoriteit Consument en Markt, de Belastingdienst, de gemeente of de politie. Dit doen we alleen als zo’n verzoek voldoet aan de wettelijke vereisten.Daarnaast verwerken we persoonsgegevens in het kader van wettelijke verplichtingen rond administratie, boekhouding en accountantscontroles. Ook innen we bedragen voor derden, zoals de netbeheerkosten die we namens je netbeheerder in rekening brengen en aan hen afdragen.

2.4 Gerechtvaardigde belangen

• Om contact met je te onderhouden
  We verwerken persoonsgegevens om contact met je te kunnen onderhouden en je vragen te beantwoorden. Bijvoorbeeld als je ons belt, mailt of een bericht stuurt via een contactformulier. Dit geldt ook als je (nog) geen klant of zakelijke relatie bent. We hebben er belang bij om bereikbaar te zijn en vragen goed af te handelen.
• Om producten en diensten te verbeteren
  We werken voortdurend aan het verbeteren van onze producten, diensten en processen. Soms verwerken we daarvoor persoonsgegevens. Bijvoorbeeld wanneer je feedback geeft of een vraag stelt over een product. Ook gebruiken we gegevens om de kwaliteit van onze dienstverlening te evalueren en verbeteren.
• Om onze bedrijfsvoering te ondersteunen
  We verwerken persoonsgegevens om onze interne processen te optimaliseren en om inzicht te krijgen in de effectiviteit van ons beleid, strategie en operationele keuzes. Denk aan rapportages, analyses en het verbeteren van de dagelijkse gang van zaken binnen de organisatie.
• Voor promotie- en marketingdoeleinden
  We gebruiken je gegevens om je te informeren over producten of diensten die voor jou relevant kunnen zijn. Dit kan via e-mail, app, telefoon of post.
  Je kunt je altijd afmelden voor marketingcommunicatie. Ook als je geen klant meer bent, kunnen we je nog benaderen met een aanbod, tenzij je je daarvoor hebt afgemeld. Dit doen we tot maximaal drie jaar na afloop van de klantrelatie (of zeven jaar voor zakelijke klanten).
• Om sollicitaties te beoordelen en af te handelen
  Als je bij ons solliciteert, verwerken we je persoonsgegevens om je sollicitatie te beoordelen, contact met je te onderhouden en de procedure goed te laten verlopen. Met jouw toestemming kunnen we je gegevens na afloop van de procedure langer bewaren, bijvoorbeeld omdat er op een later moment mogelijk een passende functie beschikbaar komt.

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld. Voor sommige gegevens gelden wettelijke bewaartermijnen. Zo moeten we bepaalde administratieve gegevens, zoals facturen, zeven jaar bewaren op grond van fiscale wetgeving.

Gegevens die we niet hoeven te bewaren op grond van een wettelijke plicht, bewaren we zolang dat nodig is voor onze dienstverlening of zolang we deze nodig hebben om onze rechten veilig te stellen. In veel gevallen hanteren we een bewaartermijn van maximaal 5 jaar na het einde van de klantrelatie, bijvoorbeeld om rekening te houden met de wettelijke verjaringstermijn voor contractuele claims.

Ben je geen klant geworden maar heb je bijvoorbeeld een offerte aangevraagd? Dan bewaren we je gegevens maximaal 1 jaar na het contactmoment.

Sollicitatiegegevens bewaren we uiterlijk 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Alleen met jouw toestemming kunnen we je gegevens langer bewaren, bijvoorbeeld tot maximaal 1 jaar, in het geval er op termijn een passende functie ontstaat.

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren we je gegevens. Waar mogelijk beperken we in de tussentijd de toegang tot gegevens die niet meer actief nodig zijn.

We hechten veel waarde aan de bescherming van je (persoons)gegevens. Daarom zorgen we voor een zorgvuldige omgang met je gegevens. Ze worden alleen bewaard zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Alleen medewerkers die je gegevens nodig hebben voor hun werk kunnen deze inzien. Zij zijn verplicht om daar vertrouwelijk mee om te gaan.

We kijken regelmatig of onze beveiligingsmaatregelen nog voldoen. Daarbij maken we gebruik van zowel interne controles als externe audits. Ook voeren we maatregelen uit zoals beveiligde verbindingen, two factor authenticatie, back-ups en het beperken van toegang volgens het ‘need to know’-principe.

Je gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als het nodig is om gegevens door te geven aan een land buiten de EER, bijvoorbeeld bij inschakeling van IT-verwerkers buiten de EER, zorgen we ervoor dat dit alleen gebeurt als er passende waarborgen zijn. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of doordat het land een passend beschermingsniveau biedt volgens een adequaatheidsbesluit.

Je hebt een aantal rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij van jou verwerken. Deze rechten zijn hieronder toegelicht. In sommige gevallen kunnen we geen gehoor geven aan een verzoek, bijvoorbeeld als dit in strijd is met wettelijke verplichtingen of als het verzoek ongegrond is. In dat geval laten we weten waarom we je verzoek niet kunnen uitvoeren.

Je kunt een verzoek indienen per e-mail via privacy@hezelaer.nl. Vermeld daarbij duidelijk op welk recht je een beroep doet en op welke persoonsgegevens je verzoek betrekking heeft. Voeg ook je naam, adres en telefoonnummer toe zodat we je kunnen bereiken als we aanvullende informatie nodig hebben.

Hezelaer reageert binnen vier weken na ontvangst van je verzoek. Het indienen van een verzoek is kosteloos, tenzij het gaat om herhaalde of buitensporige verzoeken.

Voordat we je verzoek kunnen behandelen, moeten we eerst je identiteit vaststellen.

Ben je van mening dat wij je niet voldoende hebben geholpen? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens lees je hoe je dit kunt doen.

• 5.1 Het recht om je persoonsgegevens in te zien en het recht op dataportabiliteit
  Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken in te zien en een kopie daarvan te ontvangen. Indien je gebruik wilt maken van dit recht, dan kun je daartoe een verzoek indienen door een mail te sturen naar privacy@hezelaer.nl.
• 5.2 Het recht om je persoonsgegevens te corrigeren
  Je hebt het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren. Voor wijzigingen in gegevens zoals je tenaamstelling, e-mailadres of postadres kun je gebruikmaken van de formulieren op onze website onder ‘veelgestelde vragen’. Aanpassen via het klantportaal is op dit moment nog niet mogelijk. Gaat het om andere persoonsgegevens? Neem dan contact op met onze klantenservice via de contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring.
• 5.3 Het recht om je persoonsgegevens te verwijderen (vergetelheid)
  Je kunt ons vragen om persoonsgegevens die niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, te verwijderen. Ook kun je ons vragen om gegevens te verwijderen als je jouw toestemming intrekt, er gegronde bezwaren zijn tegen de verwerking en indien de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt. Neem contact met ons op via de contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring als je gebruik wilt maken van dit recht.
• 5.4 Het recht om onze verwerking van je persoonsgegevens te beperken
  In specifieke gevallen kun je ons vragen het gebruik van jouw persoonsgegevens tijdelijk te stoppen, bijvoorbeeld tijdens een onderzoek naar de juistheid van de gegevens. Neem contact met ons op via de contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring als je gebruik wilt maken van dit recht.
• 5.5 Het recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit)
  Je hebt het recht om de persoonsgegevens die je aan Hezelaer hebt verstrekt in een gestructureerde en gangbare vorm te ontvangen. Je kunt ook vragen om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
  Dit recht geldt alleen voor persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van jouw toestemming of op basis van een overeenkomst. Het gaat om gegevens die je actief hebt verstrekt, zoals je contactgegevens, en gegevens die zijn verzameld via het gebruik van onze dienstverlening, zoals meetgegevens van je slimme meter of gegevens over je energieverbruik.
• 5.6 Het recht van bezwaar tegen het gebruik van je persoonsgegevens
  Je kunt bezwaar maken tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing of als je daar vanwege jouw specifieke situatie bezwaar tegen hebt. Dit recht geldt alleen voor verwerkingen die plaatsvinden op basis van het gerechtvaardigd belang van Hezelaer.
• 5.7 Het recht om je toestemming in te trekken
  Je kunt je toestemming altijd intrekken (indien toestemming de grondslag is voor de verwerking). Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht, wat betekent dat de toestemming niet meer geldt vanaf het moment van intrekking.

Wij gebruiken je persoonsgegevens niet voor automatische besluitvorming.

We verkopen je gegevens niet aan derden voor marketing- of verkoopdoeleinden. Soms delen we je gegevens wel met andere partijen. Bijvoorbeeld om een overeenkomst goed uit te voeren of om onze dienstverlening mogelijk te maken.

Hieronder leggen we uit met wie we je gegevens kunnen delen en waarom:

• Netbeheerder
  Om je aan te melden of af te melden bij de netbeheerder en om eventuele wijzigingen of storingen te verwerken, delen we enkele gegevens met jouw regionale netbeheerder.
• Samenwerkingspartners en wederverkopers
  Als je klant bent geworden via een bemiddelingspartij of wederverkoper, kunnen we met deze partij gegevens uitwisselen over de aanmelding, het klantcontact en de dienstverlening. Dit doen we om onze afspraken met de partij na te komen en om de overeenkomst met jou goed uit te kunnen voeren.
• Betalings- en incassodienstverleners
  Voor het verwerken van betalingen en het versturen van betaalverzoeken maken we gebruik van gespecialiseerde betalingsdienstverleners. Ook werken we met een externe partij die het beheer van incassomachtigingen voor ons verzorgt.
  Als je niet op tijd betaalt, kunnen we je gegevens delen met een incassopartij, zoals een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of advocaat. Dit doen we om openstaande bedragen alsnog te innen en om onze rechten te kunnen uitoefenen. Hierbij worden alleen de gegevens gedeeld die nodig zijn voor het doel waarvoor ze worden verwerkt.
• Overheidsinstanties
  We kunnen wettelijk verplicht zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan bijvoorbeeld de Belastingdienst, politie of toezichthouders. Ook zijn we verplicht om in bepaalde gevallen contact op te nemen met de gemeentelijke schuldhulpverlening.
• Noodfonds Energie
  Als je een aanvraag doet bij het Noodfonds Energie en je hiervoor toestemming geeft, kunnen wij gegevens met het Noodfonds uitwisselen. Dit doen we om je aanvraag te ondersteunen, na te gaan of je in aanmerking komt voor hulp, en om afspraken met het Noodfonds goed uit te voeren.
• Verwerkers
  Soms schakelen we andere organisaties in die namens ons persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld IT-dienstverleners. Deze partijen mogen je gegevens alleen gebruiken voor de afgesproken doeleinden en zijn verplicht om ze goed te beveiligen en vertrouwelijk te behandelen. Met al onze verwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten waarin afspraken staan over vertrouwelijkheid, beveiliging en het doel van de verwerking.Je persoonsgegevens worden alleen verwerkt en opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt Hezelaer zich aan de geldende wet- en regelgeving. Dat zijn onder andere:

• De algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
• De gedragscode Slimme Meters voor Leveranciers
• De Gedragscode Verwerking voor Overige Diensten Aanbieders
• De Telecommunicatiewet
• De Gedragscode Telemarketing

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en de Autoriteit Consument & Markt (ACM) houden toezicht op de naleving van deze regels.

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Indien wij materiële wijzigingen aanbrengen, zullen wij je hiervan actief informeren. De meest recente privacyverklaring is altijd op onze website te vinden in de voettekst. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd in juni 2025.